有关法律保留和文件保留的5大数据管理技巧

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像固定鞋面一样,企业数据存储也需要翻新工作。随着风险激增和对新隐私法的担忧,法律,法规遵从和信息治理团队意识到他们可能需要重塑其法律保留和数据保留计划。

与许多旧房屋一样,记录管理历来被低优先级和预算不足。尽管数据修复是信息治理和电子发现中的一个众所周知的重要主题(主要是为了减少文档审阅成本和管理下游信息安全风险),但资金和优先级使这些类型的计划处于低端。这就是为什么今天许多企业继续在过时的记录保留政策下进行操作的原因,而该政策往往未经审计和强制执行。

结果,许多组织都保存了一切。但是,人们对数据隐私和相应的企业风险有了新的,越来越高的认识,这正在改变这种动态,并为记录管理者提供了与其他利益相关者的盟友,并为他们推进项目发展提供了机会。

自GDPR于去年生效以来,随之而来的是新的数据隐私法(例如,《加州消费者隐私法》和巴西的《通用数据保护法》),我们的团队发现与降低数据隐私风险有关的项目的咨询量有所增加,例如记录保留时间表审核,最大限度地提高法律程序效率以及法律保留的刷新和检修。

GDPR是第一部与全球相关的法律,其中规定企业有义务在不再需要其目的时删除包含个人数据的记录。如果个人数据的保留时间超过了必要的时间,或者企业在数据主体提出要求后(例如根据被遗忘的权利)未能完全处理个人的个人记录,则该企业可能违反了GDPR,因此面临潜在的罚款和声誉影响。

最近一位在此问题上与我们联系的客户担心GDPR及其对分散的法律保留计划的影响。该组织拥有1,000多个法律保留地,其中许多已经过时,范围广泛,并且在整个诉讼生命周期中都没有得到更新。因此,大部分的法律保留库不再相关。

通过我们团队针对该参与进行的补救工作,我们遵循了一些重要的最佳实践,这些实践可以支持成功进行数据保留更新。这些包括:

  • 采用总承包商的方法

在没有统一的项目视图的情况下,各个部门的各个小组将难以保持效率并充分执行。

例如,当企业认识到它已经过度保留数据时,由于数据隐私风险而无法负担得起,可能会向IT发出命令以开始删除记录。但是内部律师在数据处理方面趋于高度保守,因此经常会插话并阻止这项活动。这使许多组织陷入僵局。但是,如果法律顾问可以与IT,记录和业务部门合作,建立由单一战略和行动计划领导的利益相关者团队,那么该项目将从一开始就可以成功建立。

  • 盘点

保留检修中最重要的第一步之一就是识别并了解所存储数据的全部范围,包括哪些系统在整个企业范围内生成和存储记录。

前面提到的客户(拥有超过1,000个法律保留权的客户)对所保存内容的清单不同,并且在多个系统中跟踪了法律保留权。当我们的团队开始审查所有内容时,我们发现部分保留中只有三个保管人,其他保留了数百个,在某些情况下,整个系统都处于保留状态。

通过与律师合作,逐案调查人口,并了解每个货场的独特细节,我们能够绘制出整个景观的地图。对数据集和监管覆盖有深刻的了解,律师在决定处置方面处于更有利的位置。此外,总清单使他们能够管理不断变化的债务范围并随着时间的推移而持有。

  • 注意细节

房屋改建不仅需要平面图,而且还需要很多细节,例如需要多少个电源插座以及与瓷砖匹配的颜色灌浆。数据最小化计划也是如此。

以数据图为基线,团队必须开始更仔细地查看数据以确定可以防御的内容,以及必须保留的数据的适当保留期。这可能包括释放适用于现已结案的案件的保全;或查看整个系统的保留范围以对其进行重新检查,以使它们仅覆盖该系统中的相关日期范围和保管人。

请记住,此分析还应包括组织的备份环境。当在其他环境中也管理副本时,仅在联机系统中处理数据会增加数据的唯一性,这可能对电子发现义务产生反作用。

  • 定义您的计划并坚持下去

一旦确定了要处置的数据,并将其他所有内容合并到一个主应用程序中,团队就可以开始制定标准的操作程序,以避免将来过度保存。有关如何保留法律的范围的政策和指南,以及所有其他数据的合理保留时间表,将有助于使每个人长期保持正确的轨道。

此外,应特别考虑管理数据的环境-许多应用程序具有保留和保存意识,并可以帮助执行正在进行的处理过程。

  • 迎接改变

很难重新设置关于风险以及如何减轻风险的心态。制定政策和指导方针至关重要,但是要确保所有人都参与进来,可能需要进行一些变更管理。我们经常要求客户从更多数据=更大风险的角度看待这个问题,然后帮助他们确定他们需要和想要如何平衡这些规模。查看其他公司通常遵循的行业标准和决策树还可以帮助确定所有利益相关者都可以同意的风险承受能力水平。

通过更新的法律保留政策和保留计划,组织可以从法律和隐私风险的角度加强其地位。他们将能够响应数据主体的请求,并且在不再需要受管制的个人信息时,可以更轻松地从系统中删除受管制的个人信息。而且,如果监管机构或法院要求删除某些已删除的信息,律师将能够通过证明其是按照既定的书面保留时间表进行处理来为其辩护的。

就像房屋装修显示的那样,无论房屋在一开始时有多凌乱,规划,策略和肘部润滑脂的正确组合都可以使企业获得最终的生存和落后的结果。

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